Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.
CDD d'un an
Placée sous la responsabilité de la cheffe de projet du dispositif d’accueil des exilé.es, vous assurez des missions polyvalentes de gestion administrative, d’assistance technique et de soutien logistique au dispositif « étudiant·es en exil ».
Vous contribuez au bon fonctionnement du dispositif en veillant au respect des procédures, à la qualité du suivi des dossiers et à l’accueil des publics accompagnés.
🔹 Gestion administrative des dossiers
Vous instruisez et assurez le suivi des dossiers des étudiant.es (candidatures FLE, accès dérogatoires, certificats universitaires, etc.) en vérifiant leur conformité juridique et administrative.
Vous réalisez la saisie et le suivi numérique des dossiers et veillez à la fiabilité des données.
🔹 Appui à la gestion et aux ressources humaines
Vous participez à la gestion administrative, financière et/ou RH du dispositif en appliquant les procédures dédiées.
Vous contribuez à la préparation des recrutements (volontaires en service civique, vacataires, tuteurs) : rédaction de fiches de poste, diffusion des offres, organisation logistique des recrutements, en lien avec la cheffe de projet.
🔹 Accueil et accompagnement des publics
Vous assurez un premier accueil physique et téléphonique des usagers : information de premier niveau, orientation vers les services compétents, prise de rendez-vous si nécessaire.
Vous adoptez une posture bienveillante, pédagogique et respectueuse des publics accompagnés.
🔹 Suivi des données et logistique
Vous organisez, alimentez et mettez à jour les bases de données relatives aux étudiant.es, et assurez le suivi des indicateurs d’activité.
Vous apportez un soutien logistique au service et aux manifestations organisées (réunions, conférences, séminaires, colloques).
Vous êtes organisé.e, rigoureux.se et doté.e d’un bon sens relationnel. Vous appréciez le travail en équipe et souhaitez vous investir dans un dispositif à forte dimension humaine et sociale.
Connaissance du fonctionnement des administrations publiques.
Connaissance des dispositifs et procédures liés au champ d’intervention.
Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
Capacité à élaborer des documents administratifs et de communication.
Anglais courant (niveau B1 à B2).
Gérer son activité dans un cadre administratif structuré et respecter les échéances.
Appliquer les procédures et règles en vigueur.
Utiliser les logiciels et outils spécifiques à l’activité.
Rendre compte de son activité et contribuer à une démarche d’amélioration continue.
Travailler en équipe et communiquer avec pédagogie.
Sens de l’organisation et rigueur.
Fiabilité et discrétion professionnelle.
Sens relationnel et qualité d’écoute.
Capacité d’adaptation et engagement.