Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.
Sous la responsabilité de la responsable administrative de l'ICID, le/la responsable de l'offre de formation INFOCOM coordonne
et met en œuvre la gestion administrative et pédagogique du département SID. Ce département forme environ 600
étudiants
Activités principales
Superviser, animer et coordonner les activités du département
Assurer l'encadrement des gestionnaires pédagogiques, réaliser les entretiens annuels d'évaluation, faire les dossiers
d'avancement
Superviser la préparation des délibérations et y assister
Assister et conseiller la direction du département dans le pilotage de la formation
Participer aux procédures d'entrée dans les différentes filières : étudiants relevant d'équivalence (français et étrangers), filières à
capacité d'accueil limitée
Organiser et mettre en œuvre les examens, contrôler la bonne application des modalités d'examen, la convocation des jurys et la
diffusion des résultats.
Coordonner la modélisation des modalités de collecte, des épreuves et des règles de calcul dans APOGEE en
collaboration avec le relais scolarité
Superviser la rédaction des guides des études licence et master.
Conseiller les responsables de mentions et d'année dans la mise en œuvre de l'offre de formation
Saisir les maquettes de formation dans Ref-formation
Gérer les services prévisionnels des enseignants titulaires du département : saisie dans l'application services des
enseignants, vérification et validation
Assister et conseiller la direction du département dans le pilotage de la formation
Participer aux procédures d'entrée dans les différentes filières : étudiants relevant d'équivalence (français et étrangers), filières à
capacité d'accueil limitée
Suivre l'évolution de la réglementation liée à la scolarité
Assurer les relais d'information au sein du département et travailler en collaboration avec les services du siège concernés
Conseiller les étudiants
Participer avec les enseignants à l'élaboration de l'offre de formation et l'intégrer dans le logiciel de scolarité
Participer aux conseils de département et de composante
Assister, conseiller et représenter le responsable administratif auprès de ses interlocuteurs habituels
Participer à la journée portes-ouvertes et autres forums ou salons
Participer aux processus VAE - VAP
Animer ou co-animer des formations sur les thèmes qui relèvent de son domaine d'activité
Assurer le suivi des conventions de stage des étudiants du département
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
L'organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du cursus universitaire
La réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses,
vie étudiante
Offre de formation du département
Outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité
Organisation, environnement réglementaire et institutionnel de l'université et de ses principaux partenaires
Techniques de management d'une équipe
Savoir faire opérationnels
Veiller au respect des procédures de réglementation des examens
Planifier les actions, savoir anticiper et prioriser
Définir et produire des indicateurs d'activités
Rédiger des notes d'information, des documents de synthèse, des compte-rendus de réunion
Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
Etre force de proposition dans les domaines de la gestion et de la coordination.
Savoir conduire des entretiens professionnels
Maîtriser les logiciels courants de bureautique
Maîtriser les applications de gestion : services enseignants, Hyperplanning, Apogée, Référentiel des formations,
Vacprogestion, Ecandidat
Savoir faire comportementaux
Savoir animer et coordonner l'activité d'une équipe et la mobiliser sur des priorités
Savoir-faire preuve de rigueur et de conscience professionnelle
Sens du service public
Autonomie, savoir rendre compte
Réactivité, disponibilité, sens de la pédagogie
Domaines de formation et expériences souhaitables
Expérience en secrétariat pédagogique souhaitée
Niveau anglais expression et compréhension (écrites et orales): B1
Conditions particulières d'exercice
Contraintes calendaires fortes (pics d'activité prévisibles et réguliers).