Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
Au sein de l'Université de Lille, le poste est localisé au sein du Service scolarité du Département de Pharmacie de l'UFR3S,
composante issue de la fusion de cinq UFR (ILIS, Médecine, Odontologie, Pharmacie et SSEP).
Sous l'autorité de la Responsable du Service scolarité, le/la gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes
administratifs, de l'inscription jusqu'à la délivrance de diplôme et la gestion des demandes dinformations relatives à la formation.
Vos responsabilités :
- accueillir, informer et échanger avec les étudiants et les enseignants chercheurs ;
- mettre à disposition les informations relatives aux années d'études ;
- gérer les inscriptions ;
- mettre à jour tous les documents de rentrée ;
- élaborer les plannings et assurer leur diffusion auprès des étudiants et enseignants ;
- saisir les notes dans Apogée ;
- participer à l'organisation et à la gestion des examens, jurys, sélections ;
- réaliser la gestion administrative des stages ;
- alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes ;
- procéder au classement et à l'archivage de données papiers et numériques ;
- réceptionner, vérifier et suivre les dossiers administratifs ;
- s'assurer de la complétude des dossiers pour l'instruction ;
- réaliser des documents et courriels et courriers administratifs ;
- s'informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles ;
- rendre compte de l'état d'avancement des dossiers.
CDD jusqu’au 31/01/2027 (renouvelable)
- Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
- Mettre en œuvre les procédures de gestion et contrôler la bonne application des règles de scolarité et du contrôle des
connaissances
- Organiser et alimenter des bases de données et établir des statistiques
- Répondre aux demandes d’informations
- Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents relatifs à l'activité
- savoir identifier les priorités, et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
- savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps
- maîtriser les techniques de rédaction administratives (courrier/courriels administratifs)
- maîtriser les applications bureautiques courantes (traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama) et numériques (messagerie, internet, moodle)
- savoir appliquer les dispositions réglementaires
- savoir respecter les procédures
- savoir rechercher des informations
- travailler dans des délais contraints
En résumé:
Vous êtes une personne organisée et rigoureuse, capable de gérer votre activité dans un calendrier complexe. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel) et avez une expérience confirmée dans la gestion administrative si possible dans un établissement d'enseignement ou un centre de formation. Votre sens relationnel et votre capacité d'écoute font de vous un interlocuteur de confiance pour les enseignants, étudiants et partenaires extérieurs.
Vous êtes discret(ète) et fiable, proactif(ve) et adaptable, vous savez faire face aux variations de charge de travail, notamment lors des périodes de rentrée ou d'examens.
Si vous cherchez à rejoindre une équipe dynamique et contribuer à la mission de l'Université de Lille, nous serons ravis de vous accueillir !