L’Université de Lille, avec plus de 80 000 étudiants, est un acteur clé de l'enseignement supérieur et de la recherche en Europe, prônant innovation, solidarité et excellence.
📍 Située au campus Cité scientifique de Villeneuve d’Ascq, la Faculté des sciences et technologies (FST) propose un environnement stimulant avec une formation rigoureuse et une recherche de haut niveau, jouant un rôle central dans la dynamique scientifique et institutionnelle de l'université.
En tant qu’Assistant·e de la Doyenne, des vices-doyen·ne·s et du Directeur des services d’appui, vous occupez un rôle clé dans le bon fonctionnement de la faculté. Vous assurez une assistance administrative, organisationnelle et logistique, et contribuez activement à la vie institutionnelle.
💼 Vous exercez notamment les missions suivantes :
Vous gérez les plannings, les réunions des conseils, les courriers et la messagerie de l’équipe de direction.
Vous participez à la préparation et au suivi des séances des conseils et commissions facultaires : convocations, documents préparatoires, comptes rendus…
Vous suivez l’exécution des décisions prises et rédigez les actes juridiques et courriers associés.
Vous tenez à jour les bases de données, classez les documents et assurez l’archivage administratif.
Vous contribuez à la mise en œuvre et à la logistique des élections internes de la composante.
Vous assurez la diffusion fluide de l’information entre les différents services internes et les partenaires externes.
👉 Une activité ponctuée par des temps forts institutionnels : 17 conseils pléniers, 19 conseils restreints et 8 élections organisés sur l’année universitaire 2023-2024.
✨ Vous êtes organisé·e, rigoureux·se et à l’aise dans les environnements exigeants. Vous avez une appétence pour les tâches administratives variées et un goût certain pour le travail en lien direct avec une équipe de direction.
🎓 Vous êtes :
Issu·e d’une formation en administration, gestion ou droit public.
À l’aise avec les outils bureautiques et les applicatifs liés à la gestion institutionnelle.
Capable de planifier, prioriser et anticiper les échéances.
Habitué·e à la rédaction de courriers, de relevés de décisions, de notes et de comptes rendus.
Doté·e de grandes qualités relationnelles : écoute, discrétion, adaptabilité et réactivité.
Force de proposition et respectueux·se des règles et des processus institutionnels.
🎯 Vous maîtrisez les fondamentaux du secrétariat de direction et êtes à l’aise dans la gestion de données sensibles ou confidentielles.