Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
Le département de médecine de l'UFR3S accueille chaque année près de 12 000 étudiants en médecine et en professions paramédicales.
Le département recrute un(e) gestionnaire de l’offre de formation pour le bureau des examens. Ce bureau organise et suit les examens de la 2e à la 6e année de médecine (environ 650 étudiants par promotion), ainsi que les épreuves nationales.
Le/la gestionnaire sera chargé(e) d’assurer l’organisation et la coordination des épreuves dont il/elle a la responsabilité : demande des sujets d’examen, convocation des surveillants, suivi des corrections, saisie et diffusion des notes.
Le/la gestionnaire travaillera en binôme et au sein d’une équipe de 6 personnes sur ces missions, sous la supervision hiérarchique de la responsable du second cycle (adjointe à la responsable du service), au sein d’une équipe globale de 14 personnes.
Les missions sont susceptibles d’évoluer.
Gestion des examens facultaires de l’année d’étude dont le/la gestionnaire est responsable, depuis la création des sujets jusqu’à l’organisation matérielle des épreuves, puis l’organisation et la participation aux délibérations (soutien au président de jury) :
* Demande des sujets
* Organisation des séances de relecture des dossiers en présentiel
* Répartition des étudiants et information auprès des étudiants
Gestion des surveillances d’examens : convocation, suivi, relances et remplacements via Survex :
- Session 1 avec des vacataires d’enseignement
- Session 2 avec les chefs de clinique
Participation active et opérationnelle aux Examens Cliniques Objectifs et Structurés (ECOS). Le bureau des examens organise les ECOS de la 3e à la 6e année de médecine, ainsi que, lors des épreuves nationales, les EDN et ECOSn.
Conditions particulières d’exercice :
Travail sur 5 jours (10 demi-journées)
Travail sur écran
Disponibilité exigée lors des pics d’activité prévisibles et réguliers du service scolarité
CDD de 3 ans, renouvelable en CDI
Maitrise des techniques de communication écrite et orale
Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
Capacité d'organisation
Savoir rendre compte
Alerter en cas de difficultés
Collaborer aux activités du service
Réglementation/MCCC à respecter
Appliquer la réglementation et respecter les procédures
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Aptitude à se former à des logiciels de gestion : APOGEE, moodle, ADE
Sens de l'organisation
Rigueur et fiabilité
Capacité découte /Sens de la discrétion/ savoir rendre compte
Sens relationnel / respect de la hiérarchie
Autonomie/Travail en binôme/ travail en équipe
Motivation à se former