Rejoindre l’Université de Lille, c’est intégrer une grande université pluridisciplinaire, engagée dans la formation, la recherche et l’innovation, au cœur d’un territoire dynamique.
Au sein de l’UFR3S , le Département de Pharmacie occupe une place majeure dans la formation des professionnels de santé. Avec près de 3 000 étudiants, il propose une offre de formation diversifiée allant du diplôme d’État de Docteur en Pharmacie aux licences, DEUST, master et diplômes universitaires
🌱 Faculté à taille humaine, vivante et attentive à l’accueil de ses étudiants, le Département de Pharmacie rassemble au quotidien des équipes administratives, techniques, enseignantes, de recherche et hospitalo-universitaires.
Au sein de cet environnement stimulant, vous rejoignez le Service scolarité, sous l’autorité de sa responsable, et contribuez directement au bon déroulement de la vie universitaire et du parcours administratif des étudiants. Le service constitue notamment un point de contact privilégié pour les étudiants et les enseignants.
En tant que Gestionnaire de l’offre de formation, vous assurez la gestion administrative et le suivi des activités de scolarité, de l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance des diplômes.
Vous êtes un interlocuteur quotidien des étudiants et des enseignants-chercheurs. Vous veillez à la qualité et à la fiabilité des informations transmises et au respect des procédures et de la réglementation en matière de scolarité et de contrôle des connaissances.
Accueillir, informer et accompagner les étudiants et les enseignants-chercheurs dans leurs démarches ;
gérer les inscriptions et assurer le suivi des dossiers administratifs ;
mettre à jour les documents de rentrée et diffuser les informations relatives aux années d’études ;
élaborer les plannings et en assurer la diffusion auprès des étudiants et des enseignants ;
saisir les notes dans Apogée et participer à l’organisation et à la gestion des examens, jurys et sélections ;
assurer la gestion administrative des stages et contribuer au suivi des dossiers ;
alimenter les bases de données, répondre aux enquêtes et produire les éléments nécessaires au suivi de l’activité ;
rédiger les courriers et courriels administratifs, classer et archiver les documents papier et numériques ;
assurer une veille sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles et rendre compte de l’avancement des dossiers.
🔎 Vous contribuez ainsi à la fiabilité des données, à la qualité du service rendu aux usagers et au bon fonctionnement de l’offre de formation.
Vous évoluez dans un environnement où la formation en pharmacie est particulièrement diversifiée, avec notamment le diplôme d’État de Docteur en Pharmacie, des formations en sciences du médicament et des formations professionnelles.
CDD 3 ans renouvelable en CDI
Temps complet
Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et fiable, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de respecter des échéances parfois contraintes.
Vous êtes à l’aise dans les relations avec différents interlocuteurs et appréciez le travail en équipe. Vous savez faire preuve de diplomatie, de discrétion et de maîtrise de soi, tout en étant capable de prendre des initiatives et de travailler en autonomie.
identifier les priorités, organiser votre activité et gérer votre temps ;
appliquer des procédures et des dispositions réglementaires ;
rédiger des courriers et courriels administratifs ;
utiliser les outils bureautiques et numériques courants ;
rechercher, traiter, vérifier et diffuser des informations ;
travailler dans des délais contraints et répondre de manière adaptée aux demandes des usagers ;
rendre compte de votre activité et de l’avancement des dossiers.
🎓 Vous êtes idéalement issu(e) d’une formation dans le domaine de l’administration ou du secrétariat. Une connaissance du domaine de la scolarité universitaire et des outils Apogée et ADE constitue un atout.
Enfin, vous êtes disponible lors des périodes de forte activité, notamment celles liées aux temps forts de la scolarité.