Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
CDD de 3 ans renouvelable pour les agents contractuels
MISSIONS
Placée sous la responsabilité directe de la Responsable du Relai Scolarité du Campus Cité Scientifique, l'agent est chargé de l'ensemble des tâches administratives du service, incluant l'accueil et le renseignement, ainsi que les admissions et inscriptions administratives, et la remise des diplômes. Le/la gestionnaire scolarité joue un rôle essentiel en faisant le lien entre les étudiants, les enseignants, et les différents services internes.
ACTIVITÉS
- Accueillir, informer et orienter tous les usagers, qu'ils soient étudiants ou futurs étudiants, enseignants, ou membres du personnel du Campus.
- Gérer administrativement les dossiers d'inscription et les procédures de sélection, notamment via les plateformes Études en France et eCandidat.
- Assurer le suivi administratif des dossiers étudiants, incluant les modifications de statut, le renouvellement de carte, les remboursements, démissions, réorientations, transferts, bourses, etc.
- Gérer la saisie des notes et résultats, incluant le lancement des calculs et la délivrance des diplômes pour les publics CPGE et ICL.
- Classer, archiver et organiser tous les documents et informations.
- Délivrer les diplômes et certificats en présentiel ou par voie postale.
- Participer à la chaîne d'inscription.
- Être disponible, notamment pendant les périodes de forte activité, comme lors des campagnes d'inscription administrative en été et d'admission.
- Assurer l'accueil physique du public selon des horaires dédiés.
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Université et des ses composantes ;
- Connaître l'offre de formation LMD et le fonctionnement de l'enseignement supérieur ;
- Connaître les structures spécifiques à l'Université de Lille et au campus - discerner les liens hiérarchiques et fonctionnels qui en découlent ;
- Connaître la réglementation relative aux études et à la vie universitaire.
- Etre capable d'assimiler rapidement les différentes procédures appliquées aux multiples demandes d'inscription et leurs évolutions ;
- Maitriser l'utilisation de logiciels de bureautique (Word, Excel, etc...) ainsi que les outils bureautiques métiers (Apogée, eCandidat) ;
- Maîtriser l'expression écrite et orale, les techniques d'accueil et les modes de communication écrites et orales ;
- Comprendre et savoir s'exprimer à l'écrit et à l'oral en anglais ;
- Savoir appliquer la réglementation et respecter les procédures ;
- Savoir analyser les demandes d'étudiants et/ou d'enseignants pour y répondre de manière appropriée ;
- Savoir travailler dans des délais contraints ;
- Respecter la confidentialité des informations et des données.
- Avoir le sens du relationnel et la capacité à appliquer les normes spécifiques à l'accueil dans un service public ;
- Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances ;
- Savoir s'adapter facilement, acquérir de nouvelles compétences, faire preuve d'initiative dans l'organisation de son travail ;
- Apprécier le travail en équipe ;
- Polyvalence
- Bac minimum exigé pour les agents contractuels
- Formation dans le domaine des techniques administratives