Concourir, en lien avec le chef de département et les 3 directeurs des études, à la gestion administrative et pédagogique du département Sciences des données et en binôme avec une gestionnaire de l'offre de formation
Secrétariat, suivi de la scolarité des étudiants, accueil des publics et assistance administrative de l'équipe pédagogique
Le département Sciences des Données est organisé sur trois niveaux de formation (BUT 1, BUT 2 et BUT 3) et compte
120 étudiants en formation initiale et 75 étudiants en formation par alternance.
Activités principales et associées :
Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, Information, conseil et orientation des étudiants
Suivi du budget du département et gestion des demandes de missions enseignants en relation avec le chef de département
Rédaction et transmission des mails, convocations et autres documents aux usagers
Soutien logistique des soutenances, journées immersion, réunions, etc…
Saisi des services réalisés des enseignants
Préparation des devoirs finaux
- RECRUTEMENT :
Élaborer et transmettre les convocations aux tests de positionnement et/ou entretien
Extraire les listes Parcoursup-Ecandidat-Campus France et assurer le suivi
Répondre aux questions des candidats et Pointer les présences et tenir les statistiques
- APOGÉE :
Vérifier les inscriptions administratives et procéder aux inscriptions pédagogiques
Saisir les modalités de collecte, les règles de calcul de notes et de résultats
Élaborer les maquettes d’extraction de notes, extraire les notes et transmettre aux enseignants
Élaborer les maquettes de notes de PV de jury et de relevés de notes, éditer les PV et préparer les jurys
Exporter les relevés de notes et les transmettre aux étudiants
-SUIVI DES ABSENCES:
Saisie des absences des étudiants
Accueil des étudiants (collecte des justificatifs,délivrance de attestations du secrétariat) et convocations
Production de tableaux de bord de suivi des absences
- STAGE et PSTAGE :
Communiquer avec les entreprises, diffuser leurs offres de stage et d’emploi
Suivre et contrôler les conventions de stage
Éditer les conventions et attestations de fin de stage
Récupérer les évaluations de fin de stage
Transcrire les grilles d’évaluation en notes
Récupérer les rapports de stage, les dispatcher aux différents tuteurs puis collecter les notes
- HYPERPLANNING :
Maquetter les cursus et modules pour chaque parcours et chaque spécialité, rattacher les étudiants à leur parcours/groupe
Élaborer les emplois du temps et attribuer les salles
- RÉFFORMATION :
Élaborer les maquettes de formation et les modifier selon les évolutions
Saisir les modalités de collecte des évaluations
- SCODOC (Le département SD est département pilote sur le site Roubaix) :
Gestion des absences et des notes , formation des groupes
- COMMUNICATION TRANSVERSALES SD/SITE/IUT ET LIEN AVEC LES ENTREPRISES PARTENAIRES:
Préparation et planification avec le chef de département des immersions, stage, jobdating de l’apprentissage, challenges et akathon, séminaires, JPO,forums …
CDD de 4 mois
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel :
- Logiciels bureautiques courants
- Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants
- Maquettes des formations
- Établissement et ses composantes : Connaissance des formations proposées à l'IUT de Lille
- Respect des procédures et bonnes pratiques administratives
Savoir-faire opérationnels :
Travailler dans des délais contraints
Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation
Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
Respecter la confidentialité des données
Savoir-faire comportementaux :
Avoir le sens de l'accueil et du service public
Faire preuve d'organisation , de discrétion et de rigueur, de discrétion et de réactivité
Savoir travailler en équipe et pour plusieurs personnes
Faire preuve d'impartialité
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Savoir gérer les conflits
Baccalauréat général ou dans le domaine de la gestion des organisations et de l'administration
Expérience souhaitable en accueil de public
Réorganisation administrative des structures de l'IUT en cours