Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.
Situé à l'INSPE d'Arras
🎓 Au sein du service de la scolarité, vous assurez la gestion administrative d'un portefeuille de formations et accompagnez les étudiants tout au long de leur parcours universitaire. Vous intervenez notamment sur les formations Licence Professorat des Écoles (LPE), Master Enseignement et Éducation (M2E), Master MEEF et Master MEEF Pratiques et Ingénierie de la Formation (PREME).
Vous exercez vos missions dans un environnement où la qualité du suivi administratif, la rigueur et la réactivité sont essentielles pour garantir la bonne organisation des enseignements et des évaluations.
📋 Assurer la gestion administrative des étudiants et des fonctionnaires stagiaires tout au long de leur cursus ;
📞 Accueillir, informer et accompagner les étudiants, les futurs candidats et les enseignants sur les questions relatives à la scolarité ;
📅 Organiser les examens, les jurys et les différentes opérations administratives liées aux évaluations ;
🖥️ Réaliser les inscriptions pédagogiques, constituer les groupes d'étudiants et assurer le suivi des emplois du temps ;
📝 Mettre à jour les documents de rentrée (guides des études, plaquettes, courriers...) et assurer le suivi des informations relatives aux formations ;
📊 Suivre l'assiduité des étudiants, notamment des étudiants boursiers, et participer au traitement administratif des notes et des résultats.
Vous participez également à la diffusion des emplois du temps, à l'organisation des journées portes ouvertes, forums ou salons, à la gestion logistique des réservations de salles et de matériel, ainsi qu'à l'archivage des documents liés à la scolarité et aux examens.
🎯 Par votre organisation et votre sens du service, vous contribuez directement à la qualité de l'accompagnement des étudiants et au bon fonctionnement des formations de l'INSPE.
🤝 Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et appréciez les missions de gestion administrative dans un environnement universitaire. Vous aimez travailler en équipe, gérer plusieurs dossiers simultanément et accompagner les étudiants tout au long de leur parcours de formation.
Vous êtes reconnu·e pour votre sens du service public, votre réactivité et votre capacité à travailler dans des délais parfois contraints, tout en garantissant la fiabilité des informations traitées.
✔️ Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et les outils bureautiques courants ;
✔️ Vous êtes capable d'organiser et de suivre des dossiers dans le respect des procédures et du calendrier universitaire ;
✔️ Vous savez contrôler des informations, assurer le suivi des inscriptions, des examens et des résultats ;
✔️ Vous êtes en capacité d'accueillir, d'informer et d'orienter les étudiants et les enseignants avec professionnalisme ;
✔️ Vous appréciez le travail en équipe et savez gérer plusieurs priorités simultanément.
🌟 organisé·e, rigoureux·se et méthodique ;
🌟 réactif·ve et capable de travailler dans des délais contraints ;
🌟 doté·e d'un excellent sens de l'accueil et du service public ;
🌟 discret·ète et respectueux·se de la confidentialité des données ;
🌟 capable de faire preuve de diplomatie, d'écoute et de gérer des situations parfois sensibles.
🎓 Aucun diplôme particulier n'est exigé dans la fiche de poste. Une formation ou une expérience en gestion administrative, gestion de scolarité, secrétariat ou administration de la formation sera appréciée.
Une connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur, des procédures de scolarité et des outils de gestion universitaire constitue un véritable atout. La maîtrise du logiciel APOGEE est appréciée, sans être indispensable ; une connaissance des outils bureautiques est en revanche attendue.