Le Cabinet de la présidence a pour mission d'accompagner le président et les vice-présidents dans leurs fonctions. Il participe à l'élaboration et à l'application de la stratégie de l'Université, tout en sécurisant les actes de la présidence et en facilitant le quotidien de l'équipe présidentielle. Il est l'interface entre le personnel, les enseignants et enseignants-chercheurs, les partenaires extérieurs et la présidence. Composé de collaborateurs, assistants et chauffeurs, il prévient et intervient lors de toute situation de crise et travaille de façon rapprochée avec la Direction Générale et la direction de la communication.
Affecté-e au secrétariat de la présidence, sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle de la chargée de la coordination du secrétariat, assistante du Président, l'assistant-e des Vice-Président-es assiste la 1ère Vice-Présidente et les Vice-Président-es, dans l'organisation quotidienne de leurs fonctions et contribue au bon déroulement de leurs activités (gestion des agendas, des déplacements, prises de rendez-vous, réservation de salles).
Elle gère également les déplacements des chargés de mission.
Elle travaille en binôme avec la 2ème assistante des Vice-Présidents et supervise l'agenda de 2 chauffeurs et des membres du cabinet.
Elle assure un accueil physique et téléphonique, elle renseigne et informe.
Elle apporte un soutien logistique au Cabinet : réservations de salles, achats des fournitures de bureau,
commandes de plateaux repas, de matériels, suivi des lignes téléphoniques et des adhésions (bons de
commande)
Le cabinet est composé administrativement d'une directrice de cabinet, d'un chef de cabinet, d'un collaborateur de cabinet, de l'assistante du Président, de deux assistantes des Vice-Présidents et de deux chauffeurs.
Le Président est entouré d'une 1ère Vice-Présidente, de 3 Vice-Présidents statutaires, de 22 Vice-Présidents, de 2 Conseillers spéciaux et de 14 chargés de mission.
Organiser et planifier des réunions, RDV, déplacements,
Traiter la messagerie
Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure, répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Gérer des commandes
Suivi et mise à jour de bases de données
Appliquer des procédures de gestion
Techniques de gestion administrative
Techniques et normes de la rédaction administrative
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement
Notions de comptabilité
Informer et rendre compte
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Rédiger des écrits (réponses au mails)
Rechercher l'information et la vérifier
Travailler en équipe
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Planifier son activité
Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
Forte réactivité
Savoir gérer les priorités, travailler en anticipation
Discrétion
Disponibilité
Rigueur
Ponctualité
Savoir s'adapter à son interlocuteur
Force de proposition