Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.
En lien avec le chef de département et les 3 directeurs des études, la gestionnaire assure la gestion administrative et pédagogique du département Sciences des données, en binôme avec 1 autre gestionnaire
Le département Sciences des Données est organisé sur 3 niveaux de formation (BUT 1, BUT 2 et BUT 3)
Activités
ADMINISTRATIF
Accueil physique et téléphonique ,mails, convocations et autres documents aux usagers
Information, conseil, orientation des étudiants
Suivi du budget
Gestion des missions enseignants
Soutien logistique (locaux, matériels) des soutenances, journées immersion…
Saisie hebdomadaire des services enseignants et transmission aux services financiers
Préparation des devoirs finaux (suivi des impressions, planning, convocations, surveillants, secrétaire BVEH
RECRUTEMENT : PARCOURSUP/ECANDIDAT/CAMPUS FRANCE
Convocations aux tests de positionnement et/ou entretien
Extraire régulièrement les listes Parcoursup-Ecandidat-Campus France
Assurer le suivi des dernières inscriptions et des relances
- APOGÉE
Vérifier les inscriptions administratives
Procéder aux inscriptions pédagogiques
Saisir les modalités de collecte et règles de calcul de notes
Elaborer les maquettes d’extraction de notes, extraire les notes
Elaborer les maquettes de notes de PV de jury, de relevés de notes
Éditer les PV, préparer les jurys
Exporter les relevés de notes, les éditer, les transmettre aux étudiants
SUIVI DES ABSENCES
Saisie des absences étudiants en lien avec les directeurs d'études : production de tableaux de bord
Accueil des étudiants (collecte et saisie de justificatifs, délivrance d'attestations), convocations
STAGE et PSTAGE
Communiquer avec les entreprises
Diffuser les offres de stage et d’emploi
Suivi des conventions de stage
Récupérer les évaluations de fin de stage aux tuteurs d'entreprises et les rapports de stage,les dispatcher aux tuteurs universitaires et collecter les notes
HYPERPLANNING
Maquetter les cursus et rattacher les étudiants aux parcours
Élaborer les emplois du temps
RÉFFORMATION
Élaborer les maquettes de formation des 3 années du BUT SD FI et 2 années du BUT SD FA
- SCODOC (Le département SD est département pilote)
Gestion des absences et des notes , formation des groupes, maquettage des coefficients
COMMUNICATION TRANSVERSALES SD/IUT ET LIEN AVEC LES ENTREPRISES PARTENAIRES
Préparation, planification avec le chef de département des immersions, stage dating, jobdating de l’apprentissage, challenges et akathon, séminaires, JPO, SEL, parrainages des promos, forums
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
- Logiciels bureautiques courants
- Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants
- Maquettes des formations
- Etablissement et ses composantes : Connaissance des formations proposées à l'IUT de Lille
- Respect des procédures et bonnes pratiques administratives
Savoir-faire opérationnels
Travailler dans des délais contraints
Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation
Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
Respecter la confidentialité des données
Savoir faire comportementaux
Avoir le sens de l'accueil et du service public
Faire preuve d'organisation , de discrétion et de rigueur, de discrétion et de réactivité
Savoir travailler en équipe et pour plusieurs personnes
Faire preuve d'impartialité
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Savoir gérer les conflits
Formation : Baccalauréat général ou dans le domaine de la gestion des organisations et de l'administration
Expérience souhaitable en accueil de public
Conditions particulières d'exercice
Réorganisation administrative des structures de l'IUT en cours