Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.
CDD de 6 mois
Quotité de travail : 80%
Au sein de la DIrection Générale Déléguée à la Recherche et à la Valorisation, la Direction transversale Ingénierie et Management de Projets est composée de 3 services, en charge de l'aide au montage de projets en réponse à des appels à projets, de la négociation et de la rédaction des contrats avec des partenaires publics ou privés, ainsi que de la gestion administrative et financière des projets de recherche. Elle est composée de 32 agents au 1er septembre 2025.
Sous la responsabilité de la Directrice, l'assistant-e administratif est un maillon essentiel de la DTIMP. Il/elle est principalement responsable du suivi du circuit de signature des documents nécessaires pour répondre à un appel à projet, ou des contrats de recherche, en appui aux ingénieurs développement des partenariats, des juristes et des gestionnaires contrats de recherche. Il/elle est en interaction permanente avec l'ensemble de la direction et les autres services de l'Université concourant à cette mission.
Activités principales :
- Suivi du circuit de signature des contrats et subventions: mise en signature des documents/contrats, suivi et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés ; transmission en interne une fois le circuit terminé.
- Reporting annuel auprès du CA des documents signés;
- Saisie et mise à jour des bases de données dédiées au suivi des contrats de recherche (OSCAR notamment);
- Saisie, mise en forme de documents divers (courriers, rapports..) et gestion des envois ;
- Gestion et distribution du courrier
- Suivi du budget de la Direction: ouverture des crédits, suivi des besoins de la Direction en terme de fournitures, saisie des bons de commande, des ordres de mission, réservation des billets de train et des hôtels.
Activités secondaires:
- Organisation des réunions de la direction (réservation de salles, traiteurs éventuellement, participation à la mise en place des réunions, propositions d'activités.. );
- Archivage des documents et gestion des archives de la direction en lien avec la direction adhoc.
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Notions de base de la comptabilité publique / de gestion financière
- Bonnes connaissances des outils informatiques
- Connaissances souhaitées du fonctionnement de l'Université
- Bonne expression écrite et orale
Savoir-faire opérationnels :
- Bonne capacité d'organisation
- Rigueur et conscience professionnelle.
- Travail en autonomie.
- Respect des délais de traitement des dossiers, planification.
- Hiérarchisation des besoins
- Réactivité et dynamisme
- Gestion des aléas / imprévus
- Capacité d'adaptation
- Rédaction et mise en forme de documents
- Sens du service public
Savoir-faire comportementaux :
- Savoir travailler en équipe.
- Savoir rendre compte.
- Gérer la confidentialité des données.
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir prendre des initiatives
- Bon relationnel
- Dynamisme
Domaines de formation et expériences souhaitables :
Maîtrise d'Office
Maîtrise de SIFAC souhaitée
Anglais niveau A1 souhaité
Travail en bureau partagé.