Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
CDD de 3 ans renouvelable pour les agents contractuels
MISSIONS
Participer activement à toutes les activités de scolarité du relais du campus :
Accueillir et renseigner les usagers
Gérer les admissions
Effectuer et gérer les inscriptions administratives (annulation, remboursement, transfert, etc.)
Organiser les examens terminaux
Lancer les calculs et maquettages Apogée
ACTIVITÉS
1) Pendant les périodes d'organisation des examens pour les étudiants en situation de handicap et les semaines d'examens :
Gérer le rétro-planning des opérations jusqu'au jour des épreuves : établir un fichier Excel-source pour préparer et envoyer les convocations par mail, affecter les surveillants par épreuve, et éditer tous les formulaires utiles pour le suivi quotidien des examens
Assurer la distribution et la collecte des sujets et des matériels, contrôler les copies, éditer la copie si faite sur ordinateur, et tenir des statistiques
Archiver après chaque session
Assurer l'accueil et l'information des étudiants ou futurs étudiants du campus :
Contribuer aux campagnes d'admission et de candidature, gérer les transferts
Suivre les conventions CPGE, etc.
Gérer les inscriptions administratives : annulation, modification, renouvellement, mise à jour des cartes multi-services, réorientation...
Gérer et tenir les archives
2) Participation aux opérations de diplomation :
Envoyer les listes des admis à la Direction de la Scolarité pour édition des parchemins
À réception des parchemins, envoyer des mails aux étudiants pour le retrait
Remettre les parchemins sur place avec contrôle d'identité des étudiants ou les envoyer par poste
Suivre la boîte mail spécifique "diplômes"
3) Être mobilisé sur un ou plusieurs domaines pour assurer un équilibre des activités sur l'année :
Inscriptions administratives
Accueil guichet
Disponibilité requise, notamment en période d'activités intenses (inscriptions administratives, examens, délibérations des jurys). Polyvalence exigée sur l'ensemble des domaines de gestion.
Connaissances
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université
- Comprendre l'offre de formation LMD
- Identifier les structures spécifiques à l'Université de Lille et son campus, ainsi que discerner les liens hiérarchiques et fonctionnels associés
- Connaître les modalités de fonctionnement et de gestion du service public
- Maîtriser la réglementation relative à la gestion administrative, pédagogique et sociale applicable aux étudiants
Savoirs-faire
- Connaissance du logiciel Apogée et autres outils métier (eCandidat, autres plateformes de candidature...)
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel)
- Capacité à traduire et appliquer, dans le cadre de ses fonctions, les normes réglementaires adoptées en CFVU et CA
Savoirs-être
- Sens relationnel et capacité à appliquer les normes spécifiques à l'accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité, continuité)
- Courtoisie et maîtrise de soi en toutes circonstances, avec une écoute attentive, un professionnalisme constant, et une précision rigoureuse
- Formation dans le domaine des techniques administratives
- Bac minimum exigé pour les agents contractuels