Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
Missions du poste:
Le Département FMC/DPC de l'UFR3S se situe au niveau de la Faculté de Médecine, Pôle recherche. Il s'agit d'un service
proposant des Formations Continues à des médecins et personnels médicaux de type DU, DIU, AUEC et formations courtes.
Ce service accueille 2800 stagiaires et propose environ 150 formations. Ce service gère la création de la formation, la gestion
pédagogique (inscriptions, suivi formation et diplômation) et la gestion financière (contrat, convention, paiement des enseignants)
Les missions du ou de la responsable administrative sont de coordonner et de réaliser de manière autonome, des activités de gestion
administrative, financière et de ressources humaines au sein du service, en collaboration avec l'équipe de direction.
Activités principales et associées
- Management de 6 gestionnaires pédagogiques et 3 gestionnaires financières (Kelio, fiches de poste, entretiens professionnels,
demande de recrutement, réunions et dispatching des formations)
- Habilitation des formations (création et renouvellement des formations) et suivi de leur passage dans les instances
- Mise en place de la formation au sein du service et suivi pédagogique et financier avec l'équipe du service
- Préparation des fiches publicitaires en collaboration avec le service de communication
- Mise à jour du flyer et gestion avec l'imprimeur
- Dépôt des formations sur les divers sites notamment FIFPL, Kairos, ...
- Etablissement d'enquête régulière
- Bilan pédagogique et financier annuel
- Validation des services fait sur SIFAC et validation des heures d'enseignement sur VACPRO
- Etablissement du budget annuel et de la masse salariale en collaboration avec la gestionnaire financière
- Interactions régulières entre les services de l'UFR3S (RH, gestion financière, communication, service d'appui FTLV...) et universitaires (DFCA, Agence comptable)
- Organiser des réunions, rendez-vous avec le directeur du Service ou éventuellement le représenter.
- Gestion du congrès des JRM
- Gestion de la cellule reprise d'études
Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
Connaître :- la réglementation et les procédures relatives à la FC- les structures de l'établissement et leur fonctionnement- les techniques de management, gestion des groupes et des conflits- l'organisation de l'enseignement supérieur- la méthodologie de conduite de projet- les techniques d'élaboration de documents
Avoir des connaissances budgétaires générales
Savoir-faire opérationnels
Réaliser des synthèses Rédiger des rapports ou des documents Créer les conditions favorables à un entretien Conduire des entretiens Déléguer et évaluer Encadrer / Animer une équipe Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles Élaborer des éléments de langage Concevoir des tableaux de bord
Savoir-faire comportementaux
Disponibilité et réactivité
Travail d'équipe, savoir rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
Sens de l'organisation
Rigueur
Fiabilité
Sens relationnel
Faire preuve de polyvalence
Domaines de formation et expériences souhaitables
Connaissance de la plate forme moodle, des outils bureautiques.Logiciel FCA Manager, SIFAC
Conditions particulières d'exercice
Le poste exige une capacité à s'adapter et à gérer les situations d'urgence dans les périodes de forte activité