Le département de l'UFR3S accueille chaque année près de 12 000 étudiants en médecine et professions paramédicales.
Le service des études et de la formation initiale est composé de 40 personnes
Sous la responsabilité hiérarchique du chef du service de scolarité, le/la secrétaire exécute un ensemble d'actes administratifs et de gestion courante du domaine. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information au sein du service.
Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
-Rédaction de documents administratifs: courriers, décisions, comptes-rendus de réunions
-Élaboration et/ou mise à jour de tableaux de bord et notes de service
-Gestion d'agendas et de calendriers : gestion du planning de l'année avec les deadline
-Organisation de réunions et rendez-vous: convocations, réservation de salles
-Réponses aux enquêtes
-Rédaction et/ou mise à jour des procédures du service
-Actualisation des informations présentes sur les pages internet du service
-Préparation et/ou participation aux grands événements du service scolarité: pré-rentrées et rentrées, journées portes ouvertes, forums, examens, organisation des cérémonies de diplômes etc..
-Trier et archiver les documents
- Missions évolutives selon la charge de travail du service
- aide aux examens des différents bureaux du service scolarité
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
- Maitrise des règles et des techniques de secrétariat et de gestion administrative
-Connaissance du fonctionnement des établissements de l'enseignement supérieur
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir respecter les délais
- Capacité d'organisation
- Alerter en cas de difficultés
- Collaborer aux activités du service
- Appliquer la réglementation et respecter les procédures
- Respecter la confidentialité des données
- Faire preuve d'organisation, d'anticipation et de réactivité
- Travailler dans des délais contraints
- Avoir le sens du service public
- Discrétion professionnelle
- Rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances
- Travail en équipe et en partenariat avec les interlocuteurs internes et externes
Conditions particulières d’exercice
- Pics d'activités prévisibles et réguliers
- Exposition à des situations de stress - Travail sur écran
- Répartition du temps de travail sur 10 demi-journées