Actrice de référence dans l’enseignement supérieur et la recherche, l’Université de Lille accueille plus de 80 000 étudiantes et étudiants sur ses différents campus. Résolument tournée vers l’innovation pédagogique, la réussite étudiante et la transformation des services publics, elle s’appuie sur une organisation structurée et dynamique.
Au sein de la Direction Générale Déléguée à la Formation, la Direction de la Scolarité regroupe 53 agents répartis sur 4 campus. Elle pilote les missions essentielles de gestion administrative et d’accompagnement de la vie étudiante : admission, inscription, examens, diplomation. Le Relai Scolarité du Campus Pont-de-Bois, composé de 15 agents, assure ces missions pour les composantes du campus et constitue un point d’accueil et d’information majeur pour les étudiants.
Direction Générale Déléguée Formation – Direction de la Scolarité
📍 Campus Pont-de-Bois – Villeneuve d’Ascq
🎯 La mission
En tant que responsable adjoint·e du relai, vous assistez la responsable du service dans le pilotage opérationnel des missions de scolarité et dans l’encadrement des équipes. Vous contribuez à la modernisation des processus, à la professionnalisation des pratiques et à la qualité du service rendu aux usagers.
Vous exercez une mission transversale, à la fois stratégique, organisationnelle et managériale :
🧭 1. Encadrement & animation d’équipe
Vous participez à la coordination des activités du relai et suppléez la responsable en cas d’absence.
Vous encadrez les agents en charge des inscriptions administratives et de l’organisation des examens.
Vous organisez le recrutement et le suivi d’environ 100 vacataires par an (chaîne d’inscription et surveillance d’examens).
Vous apportez votre expertise pour résoudre les problématiques rencontrées dans la gestion de la scolarité.
👉 Vous êtes un appui opérationnel de proximité, garant de la continuité et de la qualité du service.
📊 2. Pilotage des activités de scolarité
Vous proposez, concevez et mettez en œuvre des outils de pilotage, de suivi et de planification adaptés aux besoins du relai.
Vous développez des tableaux de bord pour améliorer la lisibilité et la fluidité des processus (admission, IA, examens, diplomation...).
Vous animez la démarche d’amélioration continue (SP+) en lien avec les services qualité de l’université.
Vous contribuez à la réflexion collective sur l’évolution des pratiques de scolarité, notamment dans le cadre de la réforme du système d’information (remplacement d’Apogée par Pégase – horizon 2028).
👉 Vous êtes moteur dans l’évolution des outils et des méthodes de gestion.
🗂 3. Organisation des inscriptions administratives (IA)
Vous pilotez l’organisation complète de la chaîne d’inscription estivale (juillet-septembre) pour le campus.
Vous encadrez les équipes (agents et vacataires) mobilisées à cette occasion.
Vous coordonnez les aspects logistiques, humains et réglementaires de cette opération à fort enjeu.
Vous assurez la bonne tenue de la régie du relai (gestion des paiements liés aux inscriptions).
👉 Vous êtes garant·e de la fiabilité, de l’accessibilité et de la fluidité du dispositif IA.
📝 4. Organisation des examens
Vous supervisez le processus d’organisation des sessions d’examens : planification, surveillance, logistique des salles, remise des sujets, etc.
Vous coordonnez le recrutement et le suivi des contrats de vacataires (environ 80 surveillants par an).
Vous êtes responsable du bon déroulement opérationnel et administratif des sessions.
👉 Vous veillez à la régularité des examens et à la sécurité des opérations.
🔮 5. Enjeux & perspectives
Vous contribuez à la modernisation de la direction de la scolarité dans un contexte de transformation numérique et organisationnelle.
Vous accompagnez les évolutions de répartition des missions entre directions centrales et composantes.
Vous êtes un acteur clé dans l’appropriation de nouveaux outils et dans l’adaptation des équipes.
👉 Vous travaillez en interaction avec les composantes, les directions transversales et les autres relais de la scolarité.
🎓 Vous êtes :
• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+3 minimum (pour les agents contractuels) ou fonctionnaire de catégorie A (pour les agents titulaires).
• Doté·e d’une solide expérience dans la gestion de la scolarité dans l’enseignement supérieur.
• Idéalement expérimenté·e en encadrement d’équipe et en animation de collectifs de travail.
🧠 Vous possédez :
• Une très bonne connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur, des composantes universitaires et de l’offre de formation.
• Une maîtrise approfondie de la réglementation applicable à la scolarité (inscriptions, admissions, bourses, vie étudiante).
• Une excellente capacité d’analyse réglementaire et de mise en œuvre de procédures.
• Une bonne maîtrise des outils de gestion de la scolarité (Apogée, eCandidat, MonMaster…), des outils de pilotage (EVAD, Business Objects…) et des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Une aisance rédactionnelle et une expression orale adaptée à des interlocuteurs variés.
🤝 Vous savez faire preuve de :
• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation.
• Esprit d’initiative, autonomie et capacité à rendre compte.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Diplomatie, écoute, maîtrise de soi et sens du service.
• Aptitude à travailler en équipe et à animer un réseau partenarial.
📝 Candidature
Le poste est ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité externe, ainsi qu’aux contractuels (CDD de 3 ans).
📅 Date limite de dépôt des candidatures : 14 juillet 2025