Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.
Sous la responsabilité de la direction de l’unité et du/de la responsable administratif.ve et financier.e, vous exercez des missions de gestion administrative et financière, ainsi que des activités de soutien logistique au laboratoire.
Vous contribuez au bon fonctionnement des actions de recherche de l’UMR : suivi des dépenses, organisation des missions et participation à la mise en place des manifestations scientifiques (colloques, séminaires, soutenances). Vous veillez également au respect des procédures propres à l’Université de Lille et au CNRS.
🔹 Gestion financière et administrative
Instruire les dossiers en vérifiant leur conformité juridique, administrative, comptable et financière.
Procéder aux opérations d’engagement, liquidation et mandatement.
Établir les ordres de mission (France et étranger) et les états liquidatifs associés.
Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.
Réaliser des extractions financières et suivre les dépenses via des tableaux de bord (reporting).
Assurer le suivi administratif des activités du service en appliquant les procédures ULille et CNRS.
🔹 Organisation et logistique des activités scientifiques
Participer à l’organisation des manifestations scientifiques : conférences, colloques, séminaires, soutenances (doctorat et HDR).
Assurer le suivi administratif et logistique des comités de sélection dans le cadre des campagnes de recrutement des enseignants-chercheurs affiliés à l’unité.
Établir et suivre les contrats de vacations jusqu’au paiement.
🔹 Accueil et services aux publics
Accueillir et informer les enseignants-chercheurs, doctorants et partenaires extérieurs.
Gérer l’inventaire du laboratoire et le planning des salles.
Assurer la gestion des clés et le suivi du matériel.
Se tenir informé.e de l’évolution de la réglementation dans son domaine.
Vous êtes organisé.e, rigoureux.se, polyvalent.e et à l’aise dans un environnement administratif complexe. Vous appréciez le travail en équipe et savez interagir avec des interlocuteurs variés issus du monde académique.
Connaissance du fonctionnement des administrations publiques et de la gestion financière.
Maîtrise des systèmes d’information budgétaires et financiers.
Outils bureautiques, bases de données et logiciels métiers (SIFAC-ULille, GESLAB-CNRS).
Techniques de communication écrite et orale.
Connaissance de l’anglais (A1–A2).
Gérer son activité dans un cadre administratif complexe, respecter les échéances.
Analyser des données financières et appliquer les réglementations en vigueur.
Rendre compte efficacement de son activité.
Communiquer avec pédagogie, à l’oral comme à l’écrit.
Accueillir et orienter des publics variés (enseignants, chercheurs, doctorants).
Sens de l’organisation, gestion des priorités, réactivité.
Rigueur, fiabilité et sens de la confidentialité.
Polyvalence et adaptabilité.
Travail en équipe et sens relationnel.
Initiative et autonomie.
Une expérience en gestion administrative et financière constitue un atout apprécié.