Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.
Assurer le secrétariat pédagogique des Masters 2 de psychologie
Activités principales et associées
Assurer l’accueil physique, téléphonique et l’orientation des personnels et des usagers
Relayer l’information entre l’équipe pédagogique, administrative et les étudiants
Assurer le suivi des inscriptions aux examens, inscrire aux examens
Établir ou participer à l’élaboration des emplois du temps, effectuer la réservation des salles auprès du service central de gestion des salles, gérer les absences/rattrapages des enseignants
Saisir et mettre à jour les services des enseignants et des intervenants extérieurs dans la base « services enseignants »
Assurer l’organisation des examens : maquetter les PV et les relevés de notes, saisir les demandes de dispenses et reporter les notes dans la base « apogée » puis éditer les PV de délibérations, mettre en ligne les résultats
Vérifier les structures d’enseignement, les modalités de contrôle des connaissances et les règles de calcul
Assurer la collecte et la mise en page des sujets d’examens
Assurer la gestion des demandes d’informations relatives à la formation : gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriels
Participer aux conseils de perfectionnement
Gérer la diffusion des informations via les pages de "secrétariat en ligne" de la plateforme Moodle
Participer à la gestion de la sélection des dossiers de Master
Gérer la mise en stage des étudiants via l'application Pstage
Participer au recrutement des étudiants de Master (interface TMM)
Travailler en collaboration et entretenir les relations avec les interlocuteurs internes
Collaborer avec les responsables pédagogiques des formations
Mettre à jour les informations dans le guide des études
Dispatcher le courrier des personnels enseignant et administratif
Archiver les copies d'examens/ PV
Accueillir et accompagner les intervenants extérieurs pour les aspects logistiques (accès aux salles, feuilles d'émargement, etc)
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel
. Maîtriser les logiciels courants de bureautique
. Maîtriser les Technologies de l’Information et de la Communication
. Connaitre la réglementation sur le fonctionnement, l'organisation et les circuits de décision de l'université et de ses composantes.
. Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat.
. Connaitre la réglementation en matière de scolarité et de vie étudiante (bourses, handicap, sécurité sociale, inscriptions, modalités de contrôle des connaissances, organisation des enseignements, associations…)
savoir faire opérationnels
Savoir utiliser le logiciel « APOGEE »
Savoir utiliser la plate-forme « moodle »
Savoir utiliser l’application « services enseignants»
Savoir utiliser les logiciels bureautiques courants (WORD, EXCEL)
savoir utiliser ADE en mode consultation
savoir faire comportementaux
Avoir de la rigueur et être organisé
. Avoir le sens du relationnel
. Avoir des qualités rédactionnelles
. Etre disponible
Adapter son comportement à différents types de public
Gérer la confidentialité des informations et des données