Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
CDD 1 an
MISSIONS
Sous l'autorité de la responsable du service Gestion de l'offre de formation transversale, le.la gestionnaire en formation continue a pour mission d'assurer la gestion administrative et financière des stagiaires accueillis dans toutes les formations gérées par la Direction Formation Professionnelle (DFP) ou pour lesquelles celle-ci assure la gestion pour les composantes.
ACTIVITÉS
- Établir les conventions et contrats ainsi que les dossiers de financement (y compris pour les contrats de professionnalisation)
- Assurer le suivi des feuilles d'émargement (y compris pour les contrats de professionnalisation)
- Renseigner les interlocuteurs externes et les composantes
- Instruire les dossiers éligibles dans le cadre de la convention régionale PRF
- Alimenter des systèmes d'information externe à l'université (Kairos, Defi...)
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des stagiaires
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Participer à la mise en œuvre de la qualité dans son domaine d'activité
- Élaborer des tableaux de bord de gestion administrative et financière, et assurer leur mise à jour régulière
- Exploiter les données avec l'objectif d'optimiser le suivi des stagiaires, et la réponse aux différentes enquêtes
- Assurer les demandes de mobilisation CPF des stagiaires
Contraintes calendaires fortes (permanences, pics d'activité prévisibles et réguliers)
- Système éducatif de l'enseignement supérieur
- Réglementation de la formation continue
- Organisation et fonctionnement de l'établissement
- Diversité des publics
- Maîtriser des applications Apogée - FCA Manager - Kairos - Defi
- Utiliser des outils de visio conférence
- Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
- Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
- Aider son interlocuteur à formuler et préciser sa demande
- Utiliser les bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme de document
- Être à l'écoute
- Avoir des qualités relationnelles
- Savoir s'adapter aux différents publics
- Savoir travailler dans l’urgence
- Être organisé
- Être polyvalent
Bac minimum exigé