Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
CDD jusqu'au 08/05/2025
MISSIONS
- Accueil, accompagnement des divers publics de formation continue et alternants
- Gestion administrative des contrats/conventions de formation professionnelle en interaction forte avec les responsables de formations/secrétariats pédagogiques.
- Aide à la gestion financière en collaboration avec le service financier de la faculté
- Conduite de projets / Ingénierie de formation / Ingénierie pédagogique
- Promotion de l'offre de formation
- Démarche qualité
ACTIVITÉS
- Accueillir, conseiller, orienter et accompagner les divers publics de formation continue et alternants lors d'entretiens-conseils
- Préparer les documents réglementaires de paramétrage des contrats et conventions (sur les plateformes dédiées)
- Éditer les contrats/conventions, assurer le suivi administratif des dossiers FCA
- Assurer le lien avec les entreprises, les financeurs...
- Administrer et exploiter les bases de données relatives à la scolarité des étudiants/ Reporting
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des procédures FCA
- Suivre, contrôler et enregistrer les émargements sur les applicatifs dédiés
- Archiver les dossiers, documents contractuels et pièces comptables
- Participer au développement de l'offre de formation de la faculté : accompagner les équipes pédagogiques dans la définition de nouveaux projets de formation, l'ouverture en alternance (Contrat Pro et Apprentissage)...
- Participer au référencement des formations aux répertoires nationaux des certifications professionnelles, à l'éligibilité CPF...
- Structurer et diffuser l'information sur les dispositifs de formation continue et/ou alternance, les systèmes de validation de parcours professionnels, les modes de financements lors de présentations, conférences, webinaires, évènements type forums, salons...
- Organiser et animer les évènements partenaires (forums de l'alternance, job dating, évènements Alumni, Evénement Recherche)
- Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires socio-économiques en lien avec la responsable de service et la chargée de mission relation-entreprises de la faculté (fichier qualifié de partenaires, développement du réseau partenarial).
- Participer à la démarche qualité de l'établissement (contrôle des pratiques FCA, respect des critères d'éligibilité, enquêtes de satisfaction, enquêtes d'insertion...) en lien avec la responsable de service et la chargée de mission relation-entreprises.
Conditions particulières d'exercice
- Pics d'activité périodiques
- Maitrise du droit de la formation professionnelle
- Maitrise des dispositifs de formation continue et d'alternance
- Connaissance de la réglementation des financements de la formation professionnelle
- Techniques de gestion administrative et budgétaire FCA
- Maitrise des outils et méthodes de l'ingénierie de formation / ingénierie pédagogique
- Connaissance de l'offre de formation de la Faculté des Sc. et Technologies
- Connaissance du monde universitaire
Écouter et analyser les demandes de formation
Aider son interlocuteur à formuler et préciser sa demande
Se documenter et s'informer pour actualiser et vérifier l'information à donner
Accompagner les publics dans leurs parcours de formation selon leurs spécificités
Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
Réguler des dysfonctionnements
Concevoir et alimenter des tableaux de bord / Reporting
Gérer des projets
Appliquer les méthodes d'ingénierie de formation et d'ingénierie de l'alternance (C.Pro et apprentissage)
Utiliser les bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme de document
Maitriser les technologies de l'information et de la communication
Maitriser les techniques de présentation orale et écrite
- Avoir un bon sens relationnel
- Avoir des capacités d'écoute et d'adaptation
- Faire preuve de réactivité
- Savoir gérer les priorités et travailler en tension sur des périodes définies
- Savoir travailler en équipe
- Être doté d'un fort sens de la rigueur et de l'organisation
- Avoir une bonne aisance à l'oral et à l'écrit
Bac+2 minimum
- Expérience souhaitée en formation continue et/ou alternance
- Formation ou expérience significative en Sciences de l'éducation / Formation des adultes