Rattaché à la Faculté des sciences et technologies, le Laboratoire d’électrotechnique et d’électronique de puissance (L2EP) mène des recherches en génie électrique sur la gestion de l’énergie, l’électronique de puissance, les réseaux électriques et la modélisation numérique, en lien avec des partenaires académiques et industriels.
Dans ce contexte, vous assurez le bon fonctionnement administratif et financier du laboratoire et participez à la valorisation de ses activités scientifiques.
En lien avec les interlocuteurs du laboratoire, vous assurez des activités variées de gestion administrative et financière. Vous contribuez à la fluidité des procédures, à la fiabilité des informations et à l’organisation quotidienne de l’unité de recherche.
Vous exercez notamment les activités suivantes :
Gestion administrative et financière : vous établissez et suivez les bons de commande, vérifiez le service fait et assurez le suivi des prestations et de leur facturation. Vous préparez les ordres de mission, suivez les dossiers et traitez les états liquidatifs au retour des déplacements.
Communication et événements : vous concevez, actualisez et diffusez les supports de communication du laboratoire (organigrammes, livrets d’accueil, kakémonos et documents institutionnels). Vous contribuez également à l’organisation et au suivi administratif et logistique des événements scientifiques et institutionnels.
Suivi des données et des procédures : vous saisissez et mettez à jour les bases de données et les outils de suivi. Vous assurez le traitement et la traçabilité des demandes d’accès ainsi que la tenue du registre des visites dans le cadre du statut de zone à régime restrictif (ZRR) du laboratoire.
Gestion documentaire : vous assurez le classement et l’archivage des documents nécessaires au bon fonctionnement de l’unité.
Au quotidien, vous travaillez en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes du laboratoire. Votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à assurer un suivi fiable contribuent directement à la qualité du service rendu aux équipes de recherche.
Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et fiable, à l’aise dans la gestion de plusieurs activités administratives. Vous appréciez le travail en équipe et savez adapter votre communication à vos différents interlocuteurs.
Vous êtes également attentif·ve à la confidentialité des informations que vous traitez et veillez à la qualité des documents et des données dont vous assurez le suivi.
Pour réussir dans ces missions, vous êtes en capacité de :
rédiger des documents professionnels, rechercher, vérifier et classer des informations ;
utiliser les outils bureautiques et les logiciels nécessaires à la gestion administrative ;
planifier vos activités, rendre compte de votre travail et respecter les procédures ;
travailler en collaboration avec des interlocuteurs variés.
Vous disposez de connaissances en secrétariat ou en gestion administrative et financière, ainsi que d’une compréhension du fonctionnement d’un établissement. Des connaissances en finances publiques sont également attendues.
Une première expérience en gestion administrative et financière est souhaitée. La connaissance des outils numériques de l’Université de Lille, notamment du logiciel de gestion financière SIFAC, constitue un atout.
🌟 Vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service de la recherche scientifique ? Rejoignez le L2EP et contribuez, par votre engagement et votre sens du service, au bon déroulement de ses activités.