Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
CDD de 3 ans renouvelable pour les agents contractuels
MISSIONS
- Gérer les inscriptions à l'école graduée ENGSYS : vérifier les fiches des doctorants dans ADUM et mettre en œuvre la démarche qualité pour les données.
- Accompagner les doctorants dans leurs démarches d'inscription et tout au long de leur parcours de formation doctorale.
- Administrer le plan de formation des doctorants : inscription, suivi, et validation des crédits.
- Contrôler et valider les conventions de cotutelles internationales de thèse, en collaboration avec la Direction des Mobilités Internationales.
- Gérer la campagne des avenants d'enseignement des contrats doctoraux et des AAP mobilités pour l'ensemble des établissements co-accrédités (Université de Lille, Centrale Lille Institut, IMT Nord Europe, UGE).
- Organiser divers événements pour la communauté académique.
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de diverses réunions.
- Suivre les dépenses dans SIFAC pour assurer une gestion financière efficace.
ACTIVITÉS
- Traiter les informations et dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et vérifier leur conformité.
- Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure.
- Gérer les plannings et agendas pour optimiser le temps et les ressources.
- Gérer le courrier et la messagerie pour assurer une communication fluide.
- Appliquer les procédures de gestion efficacement.
- Administrer les bases de données pour garantir l'intégrité et la sécurité des informations.
- Gérer les commandes et les aspects logistiques pour un fonctionnement harmonieux.
- Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe pour assurer une bonne circulation des connaissances.
- Travailler en coordination avec plusieurs établissements co-accrédités pour renforcer la collaboration interinstitutionnelle.
Connaissances
Techniques de gestion administrative
Normes et techniques de rédaction administrative
Méthodes pour l'élaboration de tableaux de bord
Techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus
Organisation, fonctionnement et activité de l'établissement, avec une maîtrise particulière de l'environnement doctoral et des procédures
Savoirs-être
Capacité d'écoute et de dialogue
Adaptabilité à son interlocuteur
Réactivité
Gestion des priorités et anticipation
Respect des règles
Rigueur
Force de proposition
Autonomie
Gestion des situations d'urgence
Diplomatie
Aptitude au changement
Savoirs-faire
Rechercher, vérifier, et classer l'information
Informer et rendre compte
Utiliser des logiciels de gestion et de bureautique
Planifier son activité
Travailler en équipe
Appliquer les techniques de classement et d'archivage
Collaborer avec des interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Construire des tableaux de bord
Rédiger des écrits d'information et d'aide à la décision (notes, rapports, synthèses)
Gérer plusieurs dossiers complexes simultanément
Maîtriser les outils bureautiques courants
Anglais niveau B2
Bac minimum exigé pour les agents contractuels
Expérience souhaitée dans le domaine de l'enseignement supérieur et/ou la recherche